Erster KI-Zmittag zeigt: Der Einstieg in die Gemeinde-KI gelingt Schritt für Schritt

Muss eine Gemeinde für den KI-Einstieg zuerst investieren, oder reicht der Griff zu den kostenlosen Tools? Und wie viel Kontrolle braucht es, wenn Mitarbeitende plötzlich mit künstlicher Intelligenz arbeiten? Diese Fragen standen im Zentrum des ersten KI-Zmittags vom 17. August 2026. Grundlage war der direkte Erfahrungsbericht der Gemeinde Zollikofen, ergänzt durch eine Einordnung der typischen Stolpersteine beim Einstieg.

Grosses Interesse zum Auftakt

156 Personen aus Schweizer Gemeinden haben am ersten KI-Zmittag teilgenommen. Das neue Format ergänzt monatlich den Erfa-Stammtisch, der bereits seit 2022 besteht, und richtet sich gezielt an den praktischen Umgang mit künstlicher Intelligenz in der Verwaltung. Josef Bruder führte durch die Session, Florence Jemelin stellte das neue Community-Forum vor, Alex Sollberger begleitete als Gastgeber und Fachexperte.

Stolpersteine und Top-Anwendungsfälle aus der Praxis

Josef Bruder ordnete zum Auftakt die häufigsten Fehler beim KI-Einstieg ein:

• Personendaten in KI-Tools eingeben
  Bürger- oder Personendaten landen ohne Freigabeprozess in externen KI-Tools. Verstoss gegen CH-DSG.


• Vollautomatische Entscheide ohne Prüfung
  KI entscheidet statt vorzuschlagen. Haftungsrisiko, fehlendes Vertrauen bei Bevölkerung und Mitarbeitenden.


• Rechtssichere Auskünfte ohne Fachkontrolle
  Halluzinationsgefahr bei Rechts- und Reglementsfragen, wenn niemand fachlich gegenliest.


• Fehlende Einsatzrichtlinie
  Unklare Rollen und Regeln führen zu unkontrolliertem Wildwuchs oder zu genereller Blockade.


• Fehlende Grundkompetenz der Mitarbeitenden
  Ohne Verständnis von Prompt und Halluzination wird das Tool falsch oder gar nicht genutzt.

Als Bild dazu diente die Luftfahrt: Auch bei automatisierten Systemen entscheidet am Schluss der Mensch, nicht die Maschine. Auf der Nutzenseite nannte Josef Bruder fünf Anwendungsfälle, mit denen Gemeinden am ehesten starten können: Sitzungsprotokolle inklusive Aufgabenliste, unterstützte E-Mail-Bearbeitung, Textredaktion nach Vorschriften, Dokumentenzusammenfassung und Schulungsunterlagen, die sich einfach aktuell halten lassen. Ergänzend empfahl er, in der Verwaltung auf sogenannte Super-User zu setzen: einzelne Mitarbeitende, die sich vertieft einarbeiten und die Kolleginnen und Kollegen bei Fragen unterstützen, ressourcenschonender als externe Beratung für jede Detailfrage.

Interview: Wie Zollikofen den Einstieg geschafft hat

Zu Gast war Stefan Sutter, Gemeindeschreiber von Zollikofen (BE), einer Agglomerationsgemeinde mit rund 11'500 Einwohnerinnen und Einwohnern und rund 60 Mitarbeitenden. Zollikofen hat sich vor rund eineinhalb Jahren mit KI zu befassen begonnen, ausgelöst durch die Abteilungsleiterkonferenz und die Beobachtung, dass Mitarbeitende KI ohnehin bereits privat oder beruflich nutzten.

«Ich bin kein Verkäufer und habe deshalb nicht versucht, KI zu verkaufen, sondern aufzuzeigen, dass darin eine Chance liegt. Ein nützliches Werkzeug, praktisch gratis, das über Nacht auf unserem Tisch lag.»
Stefan Sutter, Gemeindeschreiber Zollikofen

Als erster Schritt entstand das Merkblatt «Verantwortungsvoller Umgang mit Künstlicher Intelligenz» auf Basis der Vorlage von Myni Gmeind. Rund 30 Gemeinden nutzen diese Vorlage inzwischen als Basis für eigene Richtlinien. Danach folgten zwei freiwillige Weiterbildungstage mit Alex Sollberger, an denen sich rund 20 Mitarbeitende, ein Drittel der Belegschaft, aus allen Abteilungen und Hierarchiestufen beteiligten. Aus dieser Gruppe entstand auf eigene Initiative das interne Praxisforum «Zollikofen KI»: zehn Personen, die sich rund alle zwei Monate für eineinhalb bis zwei Stunden austauschen, ohne zusätzliches Stellenpensum, aber mit dem ausdrücklichen Einverständnis der Geschäftsleitung.

Zur oft gestellten Frage, ob es für den Einstieg eine Lizenz braucht, hatte Stefan Sutter eine klare Antwort:

«Wir haben mit gratis KI-Modellen angefangen. Aus der Praxisforum-Gruppe kam dann das Bedürfnis nach einer Lizenz, das haben wir bewilligt bekommen. Heute arbeiten rund 20 Prozent mit einer Lizenz, testhalber, die übrigen 80 Prozent ohne.»
Stefan Sutter, Gemeindeschreiber Zollikofen

Konkret bedeutet das: Die Basis bildet Copilot in der Standard-Version von Microsoft 365, ohne Zusatzkosten. Die zehnköpfige Praxisforum-Gruppe arbeitet zusätzlich mit einer lizenzierten Copilot-Version, um Erfahrungen systematisch zu teilen. Beim Datenschutz zieht Zollikofen eine klare Linie: Sensible Daten dürfen grundsätzlich nicht eingegeben werden, sie müssen anonymisiert werden, das gilt für das Amts- und Berufsgeheimnis wie für jeden anderen Umgang mit schützenswerten Daten. Das Thema Energieverbrauch von KI ist in Zollikofen laut Stefan Sutter bisher kein Thema gewesen. Offen und ehrlich blieb er auch bei den Grenzen: Nicht jeder getestete Anwendungsfall, etwa ein Agent für Anstellungsverfügungen, führt bislang zu einer Zeitersparnis, das gehöre zum Lernprozess dazu.

Zentrale Erkenntnisse und Ausblick

Der erste KI-Zmittag zeigt deutlich:

• Der Einstieg gelingt pragmatisch, mit gratis Tools, klaren Regeln und einer freiwilligen Weiterbildung, nicht mit einer aufwendigen KI-Strategie


• Eine Lizenz lohnt sich dort, wo eine Gruppe systematisch Erfahrungen austauschen will, nicht als Voraussetzung für den Start


• Der Mensch bleibt im Loop, bei jedem Ergebnis und bei jeder sensiblen Information


• Interne Praxisforen und Super-User tragen den Wissensaufbau stärker als einzelne Schulungen


• Offene Governance-Fragen, von der Haftung bis zum Datenschutz, bleiben ein laufendes Thema für die Community

Vielen Dank an Stefan Sutter für die offenen Einblicke aus Zollikofen und an alle Teilnehmenden für die zahlreichen Fragen und den regen Austausch.

Präsentation KI-Zmittag

Hier geht es zum Forum:
https://mynigmeind.ch/de/forum

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